Stappenplan ‘de beste bureaukeuze’
1. Oriëntatie
Bekijk de websites van minstens 6 bureaus zorgvuldig. Hebben zij voldoende ervaring met uw problematiek? Welke professionele mentaliteit stralen zij uit?
2. Kennismaking
Nodig 3 bureaus uit voor een kennismakingsgesprek c.q. bureaupresentatie. De kans is groot dat zij u onderstaande vragen stellen.
Situatie: waarom een nieuw bureau?
- Wat is de directe aanleiding?
- Waarom kan uw huidige bureau u niet helpen?
- Wat is de scope van uw zoektocht: een eenmalig project of een structureel partnerschap?
- Is de opdracht belangrijk genoeg om uzelf en 3 bureaus al dit werk te bezorgen?
- Waarom nodigt u juist ons bureau uit? Hoe hebt u ons leren kennen?
- Wat is het budget? (‘Wat kost een huisstijl?’ is net zo lastig als ‘Wat kost een huis?’).
Proces: wat zijn de spelregels?
- Welke bureaus nodigt u nog meer uit? (Is er een ‘level playing field’? Zoek niet te breed! Ajax hoeft nooit te hockeyen en Tom Dumoulin wordt niet beoordeeld op zijn zwemtalent. )
- Zijn de uitgangspunten nog bespreekbaar? (Soms lijkt in eerste instantie een website nodig, maar blijkt na een goed gesprek dat interne communicatie effectiever is. Of andersom.)
- Waarop beoordeelt u de bureaus? (Hoe weegt u competenties als creativiteit, strategie, kosten en projectmanagement?)
- Wie neemt het finale besluit? (Het is belangrijk dat de beslisser de bureaus zelf ontmoet.)
- Weet u dat het auteursrecht altijd bij de maker blijft, dus ook bij de verliezende bureaus? (Soms worden ideeën uit een pitch door een ander bureau uitgevoerd.)
3. Plan van aanpak
Mocht dit gesprek u niet voldoende informatie opleveren voor uw keuze, vraag de bureaus dan om een visie op uw opdracht. Inclusief plan van aanpak en kostenopgave. Die offertes zijn beter vergelijkbaar naarmate u de ‘deliverables’ helder omschrijft en specifiek maakt.
4. Creatief voorstel
Mocht u op basis van staat van dienst, visie, aanpak en kosten nog twijfelen, dan is een creatieve pitch mogelijk een finaal hulpmiddel. Vergoed de verliezers voor hun investering en de winnaar voor het ontwikkelde concept. Creatie is een vak. Een vak dat tijd vergt om tot de beste (strategische) oplossingen te komen.